Persiapan Wisuda Sarjana ke-33: Koordinasi dan Kerja Sama untuk Kesuksesan Acara
Rapat final kepanitiaan untuk Wisuda Sarjana ke-33, yang akan dilaksanakan di Swiss-Belhotel Balikpapan (Balcony) pada tanggal 30 dan 31 Agustus 2024, menjadi momen penting dalam memastikan semua aspek acara berjalan dengan lancar. Rapat ini dihadiri oleh seluruh seksi panitia, termasuk Ketua Pelaksana, Bapak Permadi, SE., MM, dan Ketua STIEPAN, Prof. Suhartono, SE., MM, yang bersama-sama memantau persiapan terakhir.
Seksi Pelaksana bertanggung jawab atas keseluruhan penyelenggaraan acara. Mereka memastikan bahwa semua elemen acara, mulai dari jadwal hingga koordinasi antar seksi, berjalan sesuai dengan rencana. Seksi ini berfokus pada pencapaian tujuan utama wisuda, yaitu memberikan pengalaman yang berkesan bagi para wisudawan dan tamu undangan.
Seksi Teknis berperan penting dalam mengelola peralatan audio-visual yang akan digunakan selama acara. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua perangkat, seperti mikrofon, proyektor, dan sistem suara, berfungsi dengan baik. Seksi ini juga mempersiapkan pengaturan live streaming untuk memungkinkan tamu yang tidak dapat hadir secara langsung tetap dapat menyaksikan jalannya acara secara real-time.
Seksi Dekorasi memiliki tugas krusial dalam menciptakan suasana acara yang elegan dan sesuai dengan tema wisuda. Mereka akan menata ruang acara dengan dekorasi yang mendukung tema wisuda, memastikan tampilan ruang menjadi tempat yang menyambut dan mengesankan bagi semua tamu.
Seksi Keamanan akan menjaga ketertiban dan keamanan selama acara berlangsung. Mereka akan mengatur akses ke area acara, melakukan pemeriksaan keamanan, serta siap menghadapi situasi darurat yang mungkin terjadi. Seksi ini bertugas untuk memastikan bahwa semua tamu merasa aman dan nyaman selama berada di lokasi acara.
Seksi Protokol bertanggung jawab untuk mengatur jalannya acara sesuai dengan tata cara dan etika yang telah ditetapkan. Mereka memastikan bahwa setiap segmen acara dilaksanakan dengan tertib dan sesuai dengan rencana, serta menangani segala kebutuhan yang berkaitan dengan protokol acara.
Seksi Publikasi memainkan peran penting dalam mempromosikan acara dan menyiapkan materi terkait, termasuk undangan dan materi informasi untuk media. Mereka juga bertanggung jawab untuk memastikan live streaming berjalan lancar, agar semua tamu yang tidak bisa hadir secara langsung tetap dapat mengikuti seluruh jalannya acara dengan baik.
Seksi Acara mengelola proses pendaftaran wisudawan dan tamu undangan. Mereka memastikan bahwa data kehadiran tercatat dengan akurat dan memudahkan proses check-in pada hari acara. Seksi ini juga menyediakan bantuan untuk wisudawan dan tamu yang memerlukan bantuan administrasi.
Seksi Konsumsi bertugas menyediakan makanan dan minuman selama acara. Mereka akan mengatur penyajian konsumsi, memastikan semua kebutuhan catering terpenuhi dengan baik, serta menjaga kualitas dan kesegaran makanan yang disajikan.
Seksi Perlengkapan dan Transportasi mengatur semua aspek terkait transportasi dan perlengkapan acara. Mereka memastikan bahwa semua perlengkapan dan fasilitas, seperti tempat duduk, peralatan tambahan, dan transportasi bagi tamu dan wisudawan, tersedia dan siap digunakan sesuai kebutuhan acara.
Dengan koordinasi yang solid dan kerja sama yang baik antar seksi-seksi ini, diharapkan Wisuda Sarjana ke-33 dapat berlangsung dengan sukses dan memberikan pengalaman yang tak terlupakan bagi para wisudawan serta tamu undangan. Setiap detail dari persiapan ini diharapkan dapat menciptakan acara yang memuaskan dan membanggakan bagi semua pihak yang terlibat.